การตรวจรับพัสดุ

            การตรวจรับพัสดุ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ 71 กำหนดหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ดังนี้

            1. ตรวจรับพัสดุ ณ ที่ทำการของผู้ใช้พัสดุ หรือสถานที่กำหนดไว้ในสัญญาหรือข้อตกลง

            2. ตรวจรับพัสดุให้ถูกต้องครบถ้วนตามหลักฐานที่ตกลงกันไว้ สำหรับกรณีที่มีการทดลอง หรือตรวจสอบในทางเทคนิคหรือทางวิทยาศาสตร์ จะเชิญผู้ชำนาญการหรือผู้ทรงคุณวิฒิที่เกึ่ยวกับพัสดุนั้นมาให้คำปรึกษาหรือส่งพัสดุนั้นไปทดลอง หรือตรวจสอบ ณ สถานที่ของผู้ชำนาณการหรือผู้ทรงคุณวิฒินั้น ๆ ก็ได้

            3. โดยปกติให้ตรวจรับพัสดุในวันที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างนพัสดุมาส่ง และให้ดำเนินการให้เสร็จสิ้นไปโดยเร็วที่สุด (ตามหนังสือเวียน ที่ นร 1305/ว 5855 ลงวันที่ 11 กรกฎาคม 2544 กำหนดระยะเวลาในการตรวจรับพัสดุให้เสร็จสิ้นไปโดยเร็วที่สุด แต่อย่างช้าไม่เกิน 5 วันทำการ นับแต่วันที่คู่สัญญานำพัสดุมาส่งมอบ ทั้งนี้ ระยะเวลาดังกล่าวไม่รวมถึงระยะเวลาในการตรวจทดลอง หรือตรวจสอบในทางเทคนิค หรือทางวิทยาศาสตร์)

            4. เมื่อตรวจสอบถูกต้องครบถ้วนแล้ว ให้รับพัสดุไว้และถือว่าผู้ขายหรือผู้รับจ้างได้ส่งมอบพัสดุถูกต้องครบถ้วนตั้งแต่วันที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างนำพัสดุนั้นมาส่่ง และมอบแก่เจ้าหน้าที่พัสดุพร้อมกับทำใบตรวจรับโดยลงชื่อไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อย 2 ฉบับ ให้แก่ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง 1 ฉบับ และเจ้าหน้าที่พัสดุ 1 ฉบับ เพื่อดำเนินการเบิกจ่ายเงินต่อไป

            5. กรณีส่งมอบพัสดุถูกต้องแต่ไม่ครบถ้วน หรือส่งมอบครบจำนวนแต่ไม่ถูกต้องทั้งหมด ให้ตรวจรับไว้เฉพาะจำนวนที่ถูกต้อง และให้รีบรายงานหัวหน้าส่วนราชการเพื่อแจ้งให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้างทราบภายใน 3 วันทำการนับแต่วันตรวจพบ

            6. การตรวจรับพัสดุที่ประกอบกันเป็นชุด หรือหน่วย ถ้าขาดส่วนประกอบอย่างใดอย่างหนึ่งไปแล้วจะไม่สามารถใช้การได้โดยสมบุรณ์ให้ถือว่าผู้ขายหรือผู้รับจ้างยังมิได้ส่งมอบพัสดุนั้น และให้รีบรายงานหัวหน้าส่วนราชการ เพื่อแจ้งให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้างทราบภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่ตรวจพบ

            7. ถ้ากรรมการตรวจรรับพัสดุบางคนไม่ยอมรับพัสดุโดยทำความเห็นแย้งไว้ ให้เสนอหัวหน้าส่วนราชการเพื่อพิจารณาสั่งการ

การเบิกจ่ายเงินให้กับผู้ค้าที่เป็นคู่สัญญากับหน่วยงานของรัฐ

          คณะกรรมการ ป.ป.ช. ได้กำหนดมาตรการเพื่อให้หน่วยงานของรัฐปฏิบัติตามประกาศคณะกรรมการการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการทำและแสดงบัญชีรายการรับจ่าย ของโครงการที่บุคคลหรือนิติบุคคลเป็นคู่สัญญากับหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. 2554 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ในส่วนของส่วนราชการขั้นตอนภายหลังทำสัญญา
          1. กรณีที่มีการเบิกจ่ายเงินผ่านระบบ GFMIS ต้องดำเนินการบันทึกข้อมูลการจัดซื้อจ้ดจ้างในระบบ e-GP ระยะที่ 2 หากไม่ดำเนินการบันทึกข้อมูลในระบบ e-GP ระยะที่ 2 จะไม่สามารถดำเนินการเบิกจ่ายเงินได้ เนื่องจาก e-GP มีการเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบ GFMIS
          2. กรณีที่ไม่ได้มีการเบิกจ่ายเงินผ่านระบบ GFMIS
              2.1 เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินของหน่วยงานของรัฐ ต้องตรวจสอบให้มีเลขคุมสัญญาในระบบ e-GP ก่อนดำเนินการจ่ายเงินให้กับผู้ค้า
              2.2 การเบิกจ่ายเงินงบประมาณงบเงินอุดหนุน ประเภทเงินอุดหนุนเฉพาะกิจขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น
                     - เจ้าหน้าที่สำนักงานท้องถิ่นจังหวัดต้องตรวจสอบให้มีเลขคุมสัญญาในระบบ e-GP ก่อนดำเนินการส่งคำขอเบิกเงินมายังกรมบัญชีกลาง สำนักงานคลังจังหวัด
                     - เจ้าหน้าที่กรมบัญชีกลาง สำนักงานคลังจังหวัด ตรวจสอบให้มีเลขคุมสัญญาในระบบ e-GP ก่อนดำเนินการจ่ายเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของหน่วยงาน

ที่มา : หนังสือเวียน ด่วนที่สุด ที่ กค 0421.4/ว 50 ลงวันที่ 22 พฤษภาคม 2556

การคืนหลักประกันสัญญา (กรณีที่หาหนังสือค้ำประกันไม่พบ)

          เมื่อคู่สัญญาพ้นจากข้อผูกพันตามสัญญาแล้ว และปรากฎว่าส่วนราชการค้นหาต้นฉบับหนังสือค้ำประกันของธนาคาร บรรษัทเงินทุนอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย บริษัทเงินทุน หรือบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ที่คู่สัญญานำมาวางเป็นหลักประกันสัญญาไม่พบ ไม่ว่าด้วยเหตุใด เป็นเหตุให้ส่วนราชการไม่สามารถคืนหนังสือค้ำประกันสัญญาดังกล่าวให้แก่คู่สัญญาตามระเบียบฯ ข้อ 144(2) ได้
          กรณีนี้ให้ส่วนราชการรีบแจ้งให้คู่สัญญา และธนาคาร บรรษัทเงินทุนอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย บริษัทเงินทุน หรือบริษัทเงินทุนหลักทรัพย์ ผู้ค้ำประกัน ทราบว่าหนังสือค้ำประกันสัญญาดังกล่าวหมดระยะเวลาการค้ำประกันแล้ว เมื่อวัน เดือน ปี พร้อมทั้งส่งสำเนาหนังสือค้ำประกันสัญญาดังกล่าว (ถ้ามี) ไปด้วย
          ทั้งนี้ ให้ส่วนราชการดำเนินการตามวิธีปฏิบัติเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความชำรุจบกพร่องก่อนการคืนหลักประกันสัญญา ตามหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ นร (กวพ) 1002/ว 42 ลงวันที่ 15 กันยายน 2535 โดยเคร่งครัดอีกส่วนหนึ่ง

ที่มา : หนังสือเวียน ที่ นร (กวพ) 1305/ว 8608 ลงวันที่ 5 ตุลาคม 2544

การส่งหนังสือบอกเลิกสัญญา

          กรณีที่ส่วนราชการผู้ซื้อหรือผู้ว่าจ้างแสดงเจตนาบอกเลิกสัญญาโดยวิธีการส่งหนังสือบอกเลิกสัญญากับผู้ขายหรือผู้รับจ้าง ซึ่งเป็นบริษัทจำกัด หรือ ห้างหุ้นส่วนจำกัด ทางไปรษณีย์แล้วปรากฎว่าไม่ถึงผู้รับ ให้ส่วนราชการพิจารณาตรวจสอบกับหน่วยงานที่ออกหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลก่อน หากปรากฎว่าบริษัทจำกัด หรือ ห้างหุ้นส่วนจำกัด ได้มีการเปลี่ยนแปลงภูมิลำเนา หรือ ที่อยู่ใหม่ ให้ส่วนราชการผู้ซื้อหรือผู้ว่าจ้างแจ้งการบอกเลิกสัญญาไปยังภูมิลำเนา หรือ ที่อยู่ใหม่ อีกครั้ง

ที่มา : หนังสือเวียน ที่ นร(กวพ) 1002/ว44 ลงวันที่ 19 กันยายน 2532